Verantwoordelijkheid nemen & Gaten vullen

Je komt het nogal eens tegen. Je ziet iets fout gaan in de organisatie en daar wil je iets aan doen. Maar je actie ligt niet helemaal in lijn van je rol. Wat ga je doen?  Los je het gewoon op? Of stel je het aan de orde?

Het dilemma

Het onderliggende dilemma is focus je je op het proces of juist op de inhoud. Overigens is dit dilemma waarschijnlijk niet voorbehouden aan externen. Maar als adviseur of interim-manager komt het wel preciezer hoe je met dit soort dilemma’s omgaat.

Vaak worden externeren ingehuurd om een proces te verzorgen of om voor hun inhoudelijke kennis. De contracten zijn niet heel scherp afgebakend over wat nu precies de verantwoordelijkheid is. Dat lijkt vaak geen problemen te geven. Na enkele ervaringen waarin dit wel problemen gaf is mijn leerpunt dat het wel heel goed is om hier bewust en zorgvuldig mee om te gaan.

Het dilemma wat ik al meerdere malen tegen ben gekomen. Ik ondersteun een managementteam in betere samenwerking terwijl ze bezig zijn met het ontwikkelen van een visie. Als conceptuele denker vind ik het leuk om inhoudelijk met die visie mee te denken en aan te scherpen (en daar heb ik ook toegevoegde waarde). Maar die toegevoegde waarde keert zich tegen het eindresultaat als de oorzaak van het meedenken is dat vanuit het MT te weinig activiteit is.

De neiging van mij (en veel anderen) is om wel in te stappen in de ontstane gaten om daarmee de inhoud te repareren. Voordeel hiervan is dat de er goede inhoud wordt geproduceerd. Groot nadeel is echter dat bepaalde oorzaken van minder effectief functioneren onder tafel blijft, dan wel dat er in de onderstroom van alles gaande is en niet besproken wordt. Kortom, in gaten stappen kan gevaarlijk zijn.

Systemisch perspectief

De wezenlijke vraag is: welk systeem ben ik aan het dienen? En is dat voor iedereen helder? Help ik mee aan goede inhoud? Of leg ik het proces bloot hoe het MT tot een bepaalde inhoud komt (los van mijn oordeel wat goede inhoud is)?

Wat wel te doen?

Moet je dan helemaal niet instappen? Zo is het denk ik niet. Ik heb meerdere malen meegemaakt dat ik in een meeting een MT-lid bij moest sturen omdat hij /zij totaal andere vertaalslag maakte  dan in het MT was afgesproken. Op zo’n moment zijn er redenen genoeg om wel in te stappen op de inhoud omdat de gevolgen enorm zijn wanneer een grote groep met de verkeerde opdracht aan de slag gaat. Grote leerpunt is dat je dit wel direct na de meeting met de desbetreffende persoon moet bespreken. Zodat degene in kwestie ziet dat je iets hebt gerepareerd en hiermee zijn /haar voordeel kan doen voor een volgende keer. Doe je dit niet, dan ontstaan al snel patronen die onwenselijk zijn, omdat ik als externe stukken overneem, waardoor de lacune nooit aan het licht komt. En laten dat vaak de echt lastige problemen zijn van de organisatie die al jaren spelen (en in stand gehouden worden).

Deze dilemma’s en mechanismen worden ook voor managers relevant bij de implementatie van zelfsturing: waarop stap je in? waar ligt de ruimte voor het team om zelf te ontdekken en fouten te maken? hoe zorg je ervoor dat je als manager het team niet klein houdt?

Herkenbaar? Ik wissel graag van gedachten over welke strategieën je kunnen helpen.